1、項目經理部應指派專人負責工程技術資料、簽證資料、來往函件等資料的搜集和整理工作并建立相應臺賬；應及時將項目經理部簽訂的材料采購合同及勞務分包合同報公司項目管理部備案；
　　2、項目經理部就施工過程中所啟用的項目部公章應書面告知業主、設計單位及監理單位，應建立公章用印登記制度。
　　3、項目經理部成員在開工前或施工過程中應經常研讀合同條款；
　　4、業主或監理單位在工程開工時必須給項目經理部下達開工令；
　　5、項目經理部給業主或監理單位發出的各類函件必須有簽收，對方除在收發薄上簽收外，必須在原件上簽收，簽收時除有關現場代表簽字外能蓋章更好；會議紀要等文件應有業主或監理單位簽字；
　　6、遇有合同約定的工期順延情形，項目經理部應及時向監理單位書面報告并明確提出順延的天數，必須要求對方簽收；
　　7、業主或監理單位必須向項目經理部下達設計變更通知單原件，如果沒有原件，項目經理部應拒絕進行設計變更施工；
　　8、遇有合同約定的設計變更、材料價格上漲等合同價款調整情形，項目經理部需在14天內及時向業主或監理單位提交變更合同價款的報告，對方必須簽收；
　　9、業主或監理單位通知停工時必須下達過停工通知單；
　　10、項目經理部應告知分包方不得擅自以項目經理部的名義簽訂材料采購或勞務分包合同；
　　11、在施工過程中，業主或監理單位對于合同價款、結算方式、質量標準、違約責任等條款提出更改要求或要求項目經理部做出超出合同約定范圍的書面保證、承諾時，項目經理部無權擅自決定，應立即報告公司分管領導及法律合約部，由公司總部按照合同評審程序對合同條款進行變更。
　　12、工程完工后，承包人應及時向業主或監理單位提交完整的竣工驗收報告并要求對方在原件上簽收；
　　13、工程竣工后，承包人應及時在合同約定的期限內向業主或監理單位提交竣工結算報告并要求對方在原件上簽收；
　　14、若業主或監理單位拒絕簽收項目經理部提交的函件或資料，項目經理部應立即報告公司分管領導及法律合約部。對于頁數較少的函件，可以采取郵政特快專遞的方式送達給對方，發出特快專遞時應在封面寫明函件主題內容及函件編號，并在發出特快專遞后四個月內向郵局營業窗口查詢對方是否已經收到并獲得查詢結果回單；對于頁數較多的資料（例如竣工結算報告），應采取公證送達的方式由公證處送達，公證送達時應注意送達至對方的法定辦公地點（即營業執照上的注冊地址）或者對方的常用辦公地點；
　　15、工程竣工且結算完畢后，項目經理部應及時將全套資料報送公司總部存檔，不得將資料交由個人保管。